Ngày 01/08/2016 Hoà thượng Thích Thiện Nhơn đã ấn ký Thông tư số 292/TT. HĐTS, ngày 1-8 về việc hướng dẫn tổ chức Đại hội Đại biểu GHPGVN quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh nhiệm kỳ 2016 – 2021. Thông tư nêu rõ: để việc tổ chức Đại hội đại biểu

GHPGVN quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Đại hội Phật giáo cấp huyện) nhiệm kỳ 2016 - 2021 được tiến hành đúng trình tự và thành công viên mãn, các Ban tổ chức Đại hội cấp huyện cần chú ý về các nội dung sau: Căn cứ pháp lý, Thời gian tổ chức Đại hội Phật gian tổ chức, Số lượng Ủy viên Ban Trị sự GHPGVN cấp huyện, Nhiệm kỳ của Ban Trị sự, Độ tuổi tham gia Ban Trị sự , Thành phần nhân sự, Trình tự thủ tục cơ cấu nhân sự, Công tác chuẩn bị đại hội, Trách nhiệm, quyền hạn của Ban Thường trực BTS GHPGVN cấp tỉnh, Trách nhiệm, quyền hạn của Ban Trị sự GHPGVN cấp huyện trong việc chuẩn bị đại hội, Trình tự thủ tục tổ chức Đại hội Phật giáo cấp huyện... BTS GHPGVN tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu cũng cụ thể hoá Thông tư 292/TT của Hội đồng trị sự Trung ương bằng công văn số 686/CV-BTS ngày 12/10/2015 và công văn số 74/CV/BTS ngày 15/03/2016 BTS GHPGVN tỉnh về việc hướng dẫn tổ chức Đại hội các huyện, thành phố trực thuộc tỉnh Tuân thủ quy định trên BTS GHPGVN huyện Xuyên Mộc đã thực hiện nhiều động thái cần thiết để chuẩn bị tốt nhất cho Đại hội PG Huyện Xuyên Mộc được hoàn mãn. Ngày 22/08/2016 tại Văn phòng BTS huyện dưới sự chủ toạ của Đại đức Thích Nguyên Thọ Trưởng ban BTS GHPGVN huyện Xuyên Mộc đã rà soát lần cuối các công việc để chuẩn bị cho đại hội. Ngoài các thành viên trong BTS, một số tăng - Ni và cư sỹ Phật tử cũng được mời tham dự nhằm huy động tối đa những đóng góp cần thiết cho Đại hội. Dưới sự điều hành của đại đức Thích Minh Thuận - Chánh thư ký BTS các ban ngành trong BTS đã hoàn thiện báo cáo tổng kết và hoạch định phương án hoạt động cho nhiệm kỳ mới. Đại đức Thích Nhuận Thanh Phó TB thường trực rà soát lại các tiểu ban phục vụ đại hội, các trưởng tiểu ban được phép huy động nhân lực trong huyện nhằm hổ trợ cho Đại hội hoàn thiện nhất. Riêng tiểu ban truyền thông do chưa hợp pháp chức danh từ nhiệm kỳ trước nên các Huynh trưởng đãm nhận sẽ chịu trách nhiệm thông qua sự chỉ đạo trực tiếp của đại đức Chánh Thư ký và đậi đức Thích Minh Khả Trưởng Ban HDPT điều hành. Kết quả phiên họp và các văn kiện cần thiết chúng tôi sẽ lần lượt đưa lên Website của huyện trong thời gian sớm nhất trước đại hội để Phật giáo đồ trong huyện nghiên cứu và góp ý trong đại hội. Phiên họp đã thống nhất lần cuối cùng danh sách các tiểu ban như sau: Ban Tổ Chức: Chứng Minh: - HT. Thích Nhật Huệ Trưởng Ban: - ĐĐ. Thích Nguyên Thọ Phó Ban: - ĐĐ. Thích Nhuận Thanh - ĐĐ. Thích Bửu Minh - NS. Thích Nữ Nhật Hạnh - Ông Trần Văn Minh ( Phó Phòng Nội Vụ) Đối Ngoại Ban Thư Ký: - ĐĐ. Thích Minh Thuận - ĐĐ. Thích Minh Khả - SC. Thích Nữ Nguyên Lộc Ban Kiểm Soát: - ĐĐ. Thích Bửu Minh - ĐĐ. Thích Quảng Đạt - ĐĐ. Thích Từ Chánh Thủ Quỷ: - SC. Thích Nữ Diệu Pháp Các Tiểu Ban 1. Tiểu Ban Nhân Sự: - ĐĐ. Thích Nguyên Thọ - ĐĐ. Thích Nhuận Thanh - NS. Thích Nữ Nhật Hạnh 2. Tiểu Ban Nội Dung (Văn kiện) - ĐĐ. Thích Nguyên Thọ - ĐĐ. Thích Minh Thuận - SC. Thích Nữ Huệ Thủy 3. Tiểu Ban Trần Thiết: - ĐĐ. Thích Minh Thuận (Chư Tăng Chùa Phước Duyên) 4. Tiểu Ban Xướng Ngôn: - ĐĐ. Thích Thiện Thông - ĐĐ. Thích Quảng Đạt 5. Ban Trai Soạn: - NS. Thích Nữ Nhật Hạnh ( Chư Ni Chùa Minh Quang) 6. Tiểu Ban Tiếp Tân: - ĐĐ. Thích Minh Khả - SC. Thích Nữ Như Minh - ĐĐ. Thích Bửu Minh - SC. Thích Nữ Tâm Đoan 7. Tiểu Ban Thị Giả: - ĐĐ. Thích Tuệ Tấn - SC. Thích Nữ Chơn Huệ (Chư Tăng Chùa Phước Duyên) ( Chư Ni Chùa Minh Quang) 8. Ban Tiếp Lễ: - Sc. Thích Nữ Huệ Thủy - SC. Thích Nữ Nguyên Lộc - SC. Thích Nữ Nhật Hương 9. Tiểu Ban Văn Nghệ: - ĐĐ. Thích Minh Thuận 10. Tiểu Ban Quà Tặng: - NS. Thích Nữ Nhật Hạnh Để đại hội thành công, BanTổ chức đại hội đã đệ trình nội quy đại hội và đã được phiên họp duyệt y: NỘI QUY ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU PHẬT GIÁO HUYỆN XUYÊN MỘC LẦN THỨ VI NHIỆM KỲ (2016 – 2021). Để Đại Hội Đại Biểu Phật Giáo Huyện Xuyên Mộc – Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu lần thứ VI nhiệm kỳ 2016 – 2021 được trang nghiêm long trọng, đạt được nhiều kết quả tốt đẹp, ban tổ chức Đại hội thống nhất quy định ứng nội quy của Đại hội như sau: I/ Những Quy Định Chung: 1. Đại Biểu chính thức: được bình đẳng về quyền hạn và nhiệm vụ trong Đại hội, trong thảo luận và biểu quyết. 2. Đại Biểu chính thức được quyền phát biểu và biểu quyết tại Đại hội. 3. Đại Biểu muốn phát biểu trước đại hội phải đăng ký nội dung phát biểu với đoàn thư ký Đại hội để được sắp xếp. mỗi cá nhân phát biểu không quá 5 phút. 4. Tham luận đại diện của các ban, được chủ tọa đoàn mời đọc, thời gian không quá 10 phút. 5. Các Đại Biểu đăng ký phát biểu tham luận hoặc phát biểu ý kiến, nếu thời gian không đáp ứng được, thì có thể gửi tham luận hoặc ý kiến được viết thành văn gửi đến đoàn thư ký Đại hội để làm tài liệu. 6. Các ban đại diện các xã, đoàn đại biểu các cơ sở thờ tự phải lập đoàn Đại Biểu và đề cử trưởng, phó và thư ký đoàn để tiện việc liên hệ với ban thư ký của Đại hội về những vấn đề cần thiết trong thời gian Đại hội. 7. Đại Biểu chính thức vắng mặt tại Đại hội phải có lý do. Trưởng đoàn phải thông báo cho thư ký Đại hội để kịp thời báo cáo cho Ban Kiểm Soát biết. 8. Đại Biểu dự Đại hội khi vào hội trường phải đeo phù hiệu Đại hội. 9. Thời gian làm việc của Đại Hội: - Đại hội trù bị: từ 13giờ 30 phút đến 16 giờ 30 phút ngày 15/09/2016 ( 15/08 năm Bính Thân ). - Đại hội chính thức: từ 07 giờ đến 11 giờ 30 phút ngày 16/09/2016 (16/08 năm Bính Thân). Giữa buổi làm việc có nghĩ giải lao 1 lần 15 phút. II/ Chứng Minh Đại Hội: Đoàn chứng minh Đại Hội gồm: chư tôn Hòa thượng, Thượng tọa trong Ban Trị Sự Phật Giáo Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. III/ Quy Định Về Điều Hành Đại Hội: Điều hành đại hội gồm: - Đoàn Chủ Tọa Đại hội; - Đoàn Thư Ký Đại hội; - Ban Kiểm Soát Đại hội. 1. Đoàn Chủ Tọa Đại Hội gồm: trưởng Ban Trị Sự huyện, phó Ban Trị Sự và chư tôn đức do thường trực giới thiệu và tiền Đại hội suy cử. Đoàn chủ tọa có nhiệm vụ: chủ trì và phân công điều khiển các phiên họp trong Đại hội, tổng kết các phiên họp và giải quyết các vấn đề phát sinh trong phiên họp, lấy biểu quyết của Đại biểu Đại hội, trong thảo luận và biểu quyết, các thành viên trong đoàn Chủ tọa vẫn sử dụng quyền hạn và nhiệm vụ của Đại biểu chính thức Đại hội. 2. Đoàn Thư Ký Đại Hội: Do Ban Trị Sự huyện giới thiệu được Đại hội biểu quyết, thông qua và làm chức năng thư ký các phiên họp của Đại Hội, ghi tất cả các ý kiến của Đại biểu phát biểu tại Đại hội, tiếp nhận những ý kiến viết thành văn của Đại biểu Đại hội, đã phát biểu hoặc chưa phát biểu trước Đại hội được gửi tới, báo cáo cập nhật cho Đoàn Chủ Tọa xem xét và giải quyết những ý kiến và những vấn đề phát sinh trong Đại hội thông qua nghị quyết của Đại hội. 3. Ban Kiểm Soát Đại Hội: Do Ban Trị Sự huyện giới thiệu được Đại hội biểu quyết, thông qua và làm chức năng kiểm tra tư cách Đại Biểu, giữ gìn trật tự ổn định trong các phiên họp của Đại Hội, kiểm soát việc biểu quyết của Đại biểu trong Đại hội nhiệm kỳ 2016 - 2021. (Quảng Chuyên)